Software para gestorías: comparativa por categorías, criterios y cómo encaja el teléfono

¿Qué categorías de software usa una gestoría?

Una gestoría de 5 a 15 personas no usa un programa: usa cuatro o cinco. Entender las categorías evita comparar cosas que no compiten entre sí.

• Contable y fiscal. Contabilidad, IVA, IRPF, impuesto de sociedades, presentación de modelos. Es el núcleo. Programas como a3 de Wolters Kluwer, Sage u Holded están en esta categoría, cada uno con un enfoque distinto de tamaño de cliente y de despacho.
• Laboral. Nóminas, contratos, seguros sociales, comunicación con la Seguridad Social. En despachos medianos suele ser un módulo del mismo proveedor o un programa aparte.
• CRM y portal del cliente. Dónde se guardan las conversaciones, las tareas pendientes, quién lleva a quién y qué documentos ha subido el cliente. HubSpot y Clientify son CRM generalistas; Odoo y Holded incluyen módulos de este tipo; algunos programas de gestoría ofrecen un portal propio.
• Firma electrónica y certificados. Gestión de certificados digitales de los clientes, firma de documentos y apoderamientos.
• Comunicación. Teléfono, WhatsApp y email. Casi siempre es la categoría que se queda fuera del plan y la que más recados pierde.

Cuando alguien busca "programas para gestorías" o "software gestorías administrativas" suele pensar solo en la primera categoría. Las que dan más problemas en el día a día son la tercera y la quinta.

¿Qué criterios hay que comparar en un software para gestorías?

Los criterios cambian según el despacho, pero hay una lista corta que aplica a casi todos. La tabla los separa entre imprescindibles y deseables para una gestoría con equipo.

Dos avisos. El primero: Verifactu y SII son obligaciones legales con plazos y matices que dependen del tipo de cliente y de facturación, así que pide al proveedor confirmación por escrito y contrástalo con un asesor. Para la fila de RGPD, la referencia es la AEPD. El segundo: la fila de API es la que decide si dentro de un año podrás conectar el teléfono, el WhatsApp o una herramienta de recordatorios sin cambiar de programa.

¿Existe el mejor software para gestorías?

No. Existe el mejor para tu despacho, y se parece poco al de la gestoría de al lado. Tres preguntas lo aclaran más que cualquier ranking.

¿Qué pesa más, fiscal o laboral? Un despacho con 200 empresas y 1.500 nóminas al mes necesita que el módulo laboral sea el fuerte. Uno centrado en autónomos y sociedades pequeñas necesita que el fiscal sea rápido y que el portal del cliente funcione bien.

¿Cuántas personas van a usarlo a la vez? Con 5 usuarios el precio por usuario importa poco; con 15 puede duplicar la factura anual. Pide siempre el presupuesto con tu número real de usuarios.

¿Vas a captar clientes nuevos con regularidad? Si sí, necesitas CRM, sea un módulo del programa o una herramienta aparte. Cuando alguien busca "crm para gestorías" suele estar en esta situación: el programa contable guarda expedientes, pero nadie sabe quién llamó ayer preguntando por precios.

Un programa que no puedes probar con tus casos no se puede evaluar. Lleva a la demo tres expedientes reales, uno fácil y dos raros, y pide que los resuelvan delante de ti.

¿Cómo encajan las llamadas y el WhatsApp del cliente en el flujo?

El punto débil de la mayoría de gestorías no está en el programa contable. Está en lo que pasa entre que el cliente llama y alguien abre su expediente.

El flujo habitual es este: el cliente llama, el técnico está con un cierre, la recepción apunta "que llame a Marta" en un pósit o en un chat interno, Marta lo ve dos horas después, no sabe de qué era, llama, el cliente no contesta. Multiplica por treinta llamadas en una semana de trimestre.

El flujo que funciona es que cada llamada se convierta en un registro con cliente, motivo, plazo y responsable, en el mismo sitio donde el técnico ya trabaja. Eso es lo que en muchos CRM se llama ticket, tarea o actividad.

1. La llamada entra y alguien la atiende: la recepción si está libre, o una recepcionista IA si no.
2. Quien atiende identifica al cliente y el motivo, y anota los datos que el técnico necesita.
3. El recado se crea como tarea en el CRM o portal, asignada al técnico, con el cliente vinculado.
4. El técnico la ve en su lista cuando termina lo que está haciendo, con toda la información delante.
5. Al cerrarla, el cliente recibe la respuesta por el canal que prefiera, y queda registrada.

El paso 3 es el que decide si el sistema funciona. Si el programa tiene API, una recepcionista IA como Fluio, una centralita con integración o un formulario del portal pueden crear la tarea directamente. Si no la tiene, el resumen llega por email o WhatsApp y alguien lo pasa a mano. Las dos cosas valen; la primera es la que no se rompe en abril. Los detalles de cómo se atiende una llamada con este enfoque están en recepcionista IA para gestorías y, en general, en atender llamadas con IA.

Con el WhatsApp ocurre lo mismo. Si está en el móvil de una persona, es una cola invisible. Si pasa por una herramienta que lo vincula al cliente, es un canal más del mismo flujo. Los recordatorios de plazos y documentación, por ejemplo, salen mejor por WhatsApp que por teléfono; hay plantillas por sector en recordatorio de citas por WhatsApp.

¿Cómo se conecta el teléfono con la agenda y el CRM de la gestoría?

Hay tres escenarios, y conviene saber en cuál estás antes de hablar con ningún proveedor.

Agenda y CRM con API. Google Calendar y Outlook la tienen; HubSpot, Clientify, Odoo y Holded también, con distintos alcances según plan. En este caso una recepcionista IA reserva la cita en el calendario del técnico correcto y crea la tarea con el cliente ya vinculado. Comprueba con cada proveedor qué expone exactamente, porque cambia entre versiones.

CRM sin API pero con importación. El resumen de cada llamada llega por email en un formato fijo, y una regla o una persona lo importa. Funciona con un paso manual.

Sin CRM. Si los recados viven en un chat interno, el primer paso no es el teléfono: es el CRM. Un programa de gestoría con módulo de clientes o un CRM generalista básico resuelven más que cualquier automatización encima de un pósit.

Fluio es una de las opciones para el primer escenario y también trabaja en el segundo. Se pone en marcha en 4 días laborables, la gestoría conserva su número (solo se desvían las llamadas) e incluye 1.500 minutos de conversación al mes, la reserva de citas y el resumen de cada llamada. Otros proveedores de agentes de voz ofrecen integraciones parecidas. Antes de contratar cualquiera, vale la pena repasar las 10 preguntas antes de contratar un agente de voz IA.

¿Qué errores se cometen al migrar de software en una gestoría?

Migrar es el momento en que más se pierde, y no por el programa nuevo. Cinco errores se repiten.

Migrar en trimestre. Parece obvio y sigue pasando. La fecha buena es la segunda quincena de mayo, agosto si el despacho no cierra, o noviembre. Nunca la primera quincena de abril, julio, octubre o enero.

No exportar antes del programa antiguo. Pide al proveedor saliente un volcado completo en formato legible (CSV, Excel o el que sea) antes de dejar de pagar. Muchos contratos permiten exportar solo mientras estás de alta.

No probar con expedientes raros. Un cliente con varios epígrafes, uno con SII, uno con nóminas de convenio especial. Si la demo los resuelve, el resto irá bien.

Olvidar los canales de entrada. El teléfono, el WhatsApp y el email siguen entrando durante la migración. Si nadie ha decidido dónde se apuntan los recados esas semanas, se pierden. Es una de las fugas típicas de la guía de las 15 fugas de clientes.

Formar solo al responsable. Con 10 personas usando el programa, una sesión de formación para todos ahorra semanas de preguntas cruzadas.

¿Qué preguntar al proveedor en la demo?

Una demo de software para gestorías dura una hora y suele enseñar lo que el proveedor quiere. Estas preguntas la orientan hacia lo que necesitas saber.

• ¿Qué formatos importáis y qué formatos exportáis? ¿Puedo irme con mis datos?
• ¿Cómo cumplís Verifactu y, si aplica, SII? ¿Me lo dais por escrito?
• ¿Tenéis API o conectores? ¿Qué se puede crear desde fuera: clientes, tareas, citas, documentos?
• ¿Cuánto cuesta con 10 usuarios el segundo año, con todos los módulos que voy a usar?
• ¿Dónde están alojados los datos y quién firma el contrato de encargado del tratamiento?
• ¿Qué pasa con las llamadas y el WhatsApp de mis clientes? ¿Entran en el sistema o se quedan fuera?

La última pregunta suele dejar al comercial sin respuesta preparada. Eso ya dice algo.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor software para gestorías?

No hay uno para todas. Depende del peso de fiscal frente a laboral, del número de usuarios y de si quieres portal del cliente. Compara por criterios (Verifactu, SII, banca, API, precio por usuario) y pide una demo con tus propios casos.

¿Necesito un CRM además del programa contable?

Si tienes más de cinco personas y captas clientes nuevos con regularidad, casi seguro. El programa contable guarda expedientes; el CRM guarda conversaciones, tareas y quién debe llamar a quién. Algunos programas de gestoría incluyen un módulo que hace ese papel.

¿Qué es Verifactu y por qué importa al elegir software?

Es el sistema de facturación verificable que exige la Agencia Tributaria a los programas de facturación. Cualquier software que emita facturas para ti o para tus clientes debe cumplirlo. Pide al proveedor confirmación por escrito y consulta con tu asesor los plazos que aplican a tu caso.

¿Cómo entra una llamada de un cliente en el software de la gestoría?

De tres formas. A mano, si quien descuelga apunta el recado. Por API, si una recepcionista IA o una centralita crea la tarea directamente en el CRM. O por resumen a email o WhatsApp, que alguien convierte en tarea. La segunda es la que evita que se pierdan recados en un pico.

¿Cuánto tarda una migración de software en una gestoría?

Depende del volumen de expedientes y de si migras histórico. Lo habitual es planificarla fuera de los plazos de trimestre y trabajar en paralelo unas semanas. Pregunta al proveedor nuevo qué formatos importa y al antiguo qué exporta antes de firmar nada.

Si ya tienes claro el programa y lo que falla es lo que pasa cuando suena el teléfono en un pico, deja tu número en fluio.es y Fluio te llama en menos de un minuto. O llama y pruébalo: +34 930 34 19 87.